A2Z trên Hotline:0964.811.388

Những bước cơ bản khi sử dụng máy photocopy

Máy photocopy là một trong những thiết bị, máy móc văn phòng quen thuộc hiện nay. Tuy nhiên có lẽ cách sử dụng máy photocopy như thế nào đúng và hiệu quả không phải ai cũng biết. Đặc biệt với những người mới lần đầu sử dụng máy hầu hết khá bỡ ngỡ, lo lắng về cách sử dụng. Bài viết này sẽ cung cấp những thông tin về  những điều cơ bản khi sử dụng máy photocopy để tránh những sự cố đáng tiếc và hạn chế tối đa chi phí sửa chữa.

 

Những điều lưu ý cần thiết khi sử dụng máy photocopy

 

Hướng dẫn sử dụng máy photocopy cho ngưới mới sử dụng một cách dễ hiểu nhất:

 Mỗi dòng máy photocopy khác nhau sẽ có sự khác biệt đôi chút. Tuy nhiên, thì các thao tác và cách dùng máy photocopy về cơ bàn cũng tương tự nhau. Khi bạn đã ghi nhớ những yếu tố cần quan tâm trên thì việc sử dụng máy không còn đáng lo ngại. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước hướng dẫn sử dụng máy photocopy sau.

 Bước 1: Khởi động máy photocopy

Ở bước này đầu tiên bạn cần kiểm tra xem đã cấp nguồn điện cho máy chưa. Nếu rồi thì bạn tiếp tục bấm vào nút nguồn của máy. Như vậy là có thể khởi động máy dễ dàng.

Tuy nhiên trước khi nhấn nút khởi động máy photocopy bạn cần kiểm tra bộ phận khay giấy. Bạn cần đảm bảo khay đã được đặt giấy chất lượng, phù hợp ngay ngắn.

Các thao tác đầu tiên cho việc khởi đng máy như sau:

  • Cắm nguồn điện bật/tắt

  • Bật phím “Power” hoặc “Auxiliary power” để bật máy khi muốn copy, in hoặc scan

  • Sau khi bật, nhấn nút “Copy” trên bảng điều khiển cảm ứng để bắt đầu hoạt động sao chép

 Bước 2: Đặt tài liệu cần photo vào máy

Bạn chỉ cần mở nắp máy. Bạn sẽ thấy ngay một mặt kính được thiết kế. Tại đó bạn đặt tài liệu cần photo lên theo hướng úp mặt. Sau đó đóng nắp máy lại là xong.

 Bước 3: Chọn số lượng, màu sắc của bản tài liệu cần photo

Bạn quan sát bảng điều khiển sẽ thấy các nút chức năng báo số lượng và màu sắc. Bạn chỉ cần nhấn đúng theo hướng dẫn bảng điều khiển là được.

► Bước 4: Chọn kích thước giấy

Việc chọn đúng kích thước giấy photocopy rất quan trọng. Vì vậy bạn cần chú ý. Thường thì ở bước này bạn sẽ chọn kích thước giấy chuẩn là 8.5 x 11 inch. Ngoài ra, nếu bạn muốn chọn một kích thước khác cũng được. Song bạn nhớ cho giấy tiếp vào khay.

Bước 5: Nhấn nút copy

Đây là bước cuối cùng trong quy trình hướng dẫn sử dụng máy photocopy. Ở bước này bạn chỉ cần nhấn vào nút copy hay Star để quá trình photo bắt đầu.  Khi đó bạn sẽ thấy được những bản tài liệu sẽ ở phía trước của máy. Bạn có thể đứng ở đó để kiểm tra bản photo đã đạt chuẩn chưa? Nếu có lỗi trong quá trình photo thì sẽ có thể kịp thời sửa lỗi ngay tức thì.

Những phím thao tác cơ bản trên máy photocopy bạn cần biết:


 
  • Phím Box: Dùng để vào chế độ box.

  • Phím Access: Khai báo mật mã khi máy ở chế độ cài mật khẩu.

  • Phím Fax/Scan: Chế độ Fax/scan.

  • Phím Extra Scan: Chế độ Extra scan.

  • Phím Copy (Chế độ mặc định của máy): Chế độ copy.

  • Phím Reset: Giúp đưa máy về chế độ mặc định.

  • Phím Stop: Chấm dứt quá trình thực hiện copy.

  • Phím Start: Bắt đầu hoạt động chu kỳ copy.

  • Phím Interrupt: Tạm dừng chu trình copy hiện hành và bắt đầu một việc khác. Nếu muốn quay về chế độ copy, bạn nhấn Interrupt một lần nữa.

  • Công tác nguồn phụ: Dùng để tắt máy tạm thời. Khi có fax đến máy vẫn nhận, bật công tắc bản fax gửi đến sẽ được in ra.

  • Phím Proof Copy: Có chức năng in kiểm tra trước khi tin số lượng bản lớn.

  • Phím Mode Check: Kiểm tra lại các cài đặt của người dùng. Từ màn hình của máy, bạn có thể thiết lập các chương trình copy hoặc thay đổi các chương trình hiện có.

  • Phím Clear (phím C): Dùng để xóa bản copy cũng như các cài đặt khác khi thiết lập chương trình trên máy.

  • Đèn báo Main Power: Đèn báo sẽ sáng xanh khi công tắc nguồn chính được bật.

  • Khung phím số: Dùng để khai báo các bản cần copy và nhập các chức năng khác.

  • Phím Utility/Counter: Chức năng chuyển chế độ màn hình về Utility/Counter.

  • Phím Contrast: Điều chỉnh độ tương phản trên màn hình cảm ứng.

  • Phím Mode Memory (Bộ nhớ tạm thời): Chức năng lưu các thiết lập và gọi ra khi cần thiết.

  • Phím Enlarge Display: Chức năng phóng to màn hình của máy.

  • Phím Accessibility: Thiết lập chức năng người dùng trên màn hình cảm ứng.


Những điều cần lưu ý khi sử dụng máy photocopy:

  • Bạn cần đảm bảo nhiệt độ của môi trương xung quanh từ 10-30 độ C, và có độ ẩm từ 10-85 độ C để phù hợp hơn cho các sản phẩm này

  • Sản phẩm máy photocopy nên được đặt cố định tại một chỗ, hạn chế việc di chuyển thay đổi vị trí. Lưu ý không nên đặt sản phẩm sát tường, vì độ ẩm của tường rất lơn sẽ ảnh hưởng đến độ bền của máy photocopy.

  • Nguồn điện cấp cho máy photocopy cần ổn định, không nên thay đổi đột nhột nguồn điện. Vì việc thay đổi nguồn điện đột ngột sẽ khiến máy không chịu được áp lự khi thay đổi.

  • Không để vật dụng nhỏ trên máy photocopy, những vật nhỏ sẽ vô tình rơi vào khay giấy khiến máy photocopy không thể hoạt động được.

  • Linh kiện thay thế cho máy photocopy trong quá trình sử dụng, bạn nên chọn đúng chủng loại phù hợp với từng dòng máy. Việc chọn các linh  kiện không cùng dòng máy, linh kiện không chính hãng dẫn đến máy dễ bị hỏng hóc, đồng thời không đả bảo chất lượng bản in.

  • Định kỳ vệ sinh máy photocopy, tránh bụ bẩn bám bên ngoài và xâm nhập bên trong máy.

  • Mỗi dòng sản phẩm đều có cách hướng dẫn sử dụng, vì thế bạn nên nắm rõ nguyên tắc sử dụng chi tiết cho dòng máy của mình.

  • Bạn cũng cần có kiến thức về các loại giấy phù hợp để có thể tránh tình trạng bị kẹt giấy, hoặc bản in kém chất lượng, và làm hỏng mực. Lúc đó bạn phải tốn một khoản chi phí để thay mực máy photocopy.

         ----------------------------------------------

      CÔNG TY TNHH MÁY VĂN PHÒNG A2Z

        Địa chỉ: KM 02, Quốc lộ 32, Phường Cầu Diễn, Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội

          Hotline: 0964.811.388

          Email: a2zcopier.ltd@gmail.com

          Website: mayphotocopybai.vn

     

Bình luận facebook
Hotline:0964.811.388
Thu gọn
Hãy để các chuyên viên tư vấn giàu kinh nghiệm của A2Z tư vấn cho Qúy khách những thông tin hữu ích để lựa chọn được chiếc máy Photocopy tốt nhất với nhu cầu của bạn